Презентация: как сделать, чтобы она открывалась везде?

Часто возникают ситуации, когда электронная презентация, подготовленная на одном компьютере, не запускается на другом или выглядит иначе.

Такой казус может случиться в неожиданный момент. Например, при защите курсовой или дипломной работы, магистерской диссертации, на конкурсе школьных проектов, на научной конференции и других важных мероприятиях.

Почему на одном компьютере презентация открывается, а на другом — нет?

Начнём с того, что программ для создания электронных документов существует немало. Это могут быть Microsoft Office, OpenOffice.org, LibreOffice, облачные сервисы (Google Документы, Microsoft 365 и др.), приложения для мобильных устройств (WPS Office). Так, на компьютере может быть установлено одно такое приложение, несколько разных или же ни одно из них.

Поэтому при создании презентации на одном компьютере, а при её открытии на другом, могут возникнуть проблемы:

  1. Презентация не открывается совсем. Основные причины: не установлено нужное приложение или оно устаревшей версии. Например, презентация была создана в MS Office 2010 (формат файла PPTX), а её пытаются открыть в MS Office 2003, в котором поддержки формата PPTX ещё не было.
  2. Презентация открывается, но выглядит не так, как на компьютере автора (на котором она была сделана). В этом случае программа для открытия презентации на компьютере есть, но обрабатывает она её неправильно. Это проиходит из-за того, что формат открываемого файла не явлется «родным» для приложения. Например, презентацию создали в программе MS Office, а открывают в OpenOffice.org.

Возникает вопрос: существует ли такой способ для сохранения презентации, который позволит корректно её открывать на любом компьютере независимо от того, какое приложение для презентаций на нём установлено и установлено ли вообще?

Презентация в формате PDF: открывается везде, выглядит одинаково, делается легко!

PDF (Portable Document Format) — кроссплатформенный открытый формат электронных документов. Формат PDF является международным стандартом и используется практически повсеместно. Это и электронные книги, и методические материалы, и официальные документы, руководства, инструкции. Авторы, желающие обеспечить максимальную доступность своих документов, выбирают именно этот формат.

Документы в формате PDF корректно отображаются на устройствах разного типа с разными операционными системами (например, Windows, Android, iOS и др.). Документ (текст, презентация и пр.), сохранённый в этом формате, будет выглядеть одинаково на любом устройстве. Кроме того, не важно, какая программа используется для открытия этого файла: бесплатная или коммерческая. Сегодня открыть PDF можно даже в веб-браузере.

Чтобы сохранить презентацию в формате PDF, воспользуйтесь одним из способов:

  1. Экспортируйте презентацию в формат PDF в той же программе, в которой вы её создали, например, OpenOffice.org Impress. Недостаток метода в том, что не все программы имеют встроенную возможность экспорта.
  2. «Распечатайте» презентацию в PDF-файл с помощью «виртуального принтера» (например, бесплатный PrimoPDF). Такой способ подходит для любой программы, для любого формата, универсальный способ.
  3. Преобразуйте презентацию в формат PDF на одном из специальных сайтов: https://www.adobe.com/ru/acrobat/online/ppt-to-pdf.html, https://smallpdf.com/ppt-to-pdf, https://www.pdfconvertonline.com/powerpoint-to-pdf-online.html и др. Метод подходит для презентаций в форматах PPT, PPTX.

Совет: не удаляйте исходный файл презентации после преобразования, храните его в той же папке. Он понадобится в случае, если вы захотите внести какие-то изменения в презентацию: PDF-файлы плохо поддаются редактированию.

Далее рассмотрим каждый способ преобразования презентации в формат PDF более наглядно.

Как экспортировать презентацию в формат PDF в LibreOffice

LibreOffice — это бесплатный пакет офисных программ. Так же как и Microsoft Office, позволяет создавать текстовые документы, электронные таблицы, презентации, базы данных и другие электронные документы.

Чтобы сохранить презентацию в формате PDF, выполните следующее:

  1. Создайте презентацию и сохраните её на жёстком диске компьютера, чтобы не потерять исходный файл.
  2. Выберите в меню пункт Файл — Экспорт в — Экспорт в PDF…, чтобы запустить мастер экспорта в PDF.
    LibreOffice - меню для сохранения в PDF
  3. В появившемся диалоговом окне не меняйте настройки по умолчанию, так как для стандартного экспорта их достаточно.
    LibreOffice -  параметры экспорта в PDF
  4. Кликните на Экспорт, чтобы вызвать диалоговое окно.
  5. В диалоговом окне выберите папку, в которой будет создан PDF-файл с презентацией, введите имя файла и нажмите на Сохранить, чтобы создать PDF-файл с презентацией.
    LibreOffice -  выбор папки и имени файла для экспорта в PDF
    LibreOffice -  итоговый PDF файл в выбранной папке

Как преобразовать презентацию в PDF на онлайн-сервисе Adobe Acrobat

Онлайн-сервис от компании Adobe работает только с презентациями в формате PPT или PPTX.

  1. Перейдите по ссылке https://www.adobe.com/ru/acrobat/online/ppt-to-pdf.html.
    Сервис Adobe Acrobat для преобразования презентации в PDF
  2. Нажмите на кнопку Выберите файл, чтобы вызвать диалоговое окно для обзора папок и файлов. В диалоговом окне найдите презентацию, которую надо преобразовать в PDF.
    Сервис Adobe Acrobat для преобразования презентации в PDF, выбор файла PPT/PPTX
  3. Дождитесь окончания процесса преобразования и затем нажмите на Загрузить, чтобы скачать получившийся PDF-файл.
    Сервис Adobe Acrobat для преобразования презентации в PDF, процесс преобразования
    Сервис Adobe Acrobat для преобразования презентации в PDF, завершение процесса преобразования

Как сделать презентацию в формате PDF через виртуальный принтер PrimoPDF

Этот способ отлично подходит при использовании «устаревших» или «редких» программ для создания документов. То есть там, где нет встроенных средств для экспортирования, и где презентации имеют специфический формат, не поддающийся онлайн-конвертации.

  1. Зайдите на сайт https://www.primopdf.com/ и нажмите на Download Free. Затем кликните на Download Now, чтобы скачать программу.
    PrimoPDF - виртуальный принтер, сайт программы
    PrimoPDF - виртуальный принтер, скачивание программы
  2. Запустите скачанное приложение и установите программу, следуя инструкциям Мастера установки.
  3. Создайте новую презентацию или откройте существующую с помощью любого редактора презентаций.
  4. В меню Файл кликните на Печать…., чтобы вызвать диалоговое окно.
  5. Выберите принтер PrimoPDF и нажмите на кнопку Печать.
    PrimoPDF - выбор виртуального принтера в диалоговом окне печати
  6. В процессе подготовки виртуального принтера программа может показывать разные сообщения. Например, о том, что имя файла имеет недопустимые символы, и что они будут заменены на другие.
  7. Когда принтер будет запущен, в диалоговом окне выберите качество и размер итогового PDF-документа:
    • Screen (для просмотра на экране; изображения сжимаются сильно; маленький размер файла);
    • eBook (для электронной книги; изображения сжимаются; средний размер файла);
    • Print (для печати; изображения сжимаются до качества, достаточного для печати; большой размер файла);
    • Prepress (для допечатной подготовки; качество картинок в документе сохраняется; размер файла самый большой).

    PrimoPDF - выбор качества PDF файла
  8. Нажмите на Create PDF, чтобы вызвать диалоговое окно выбора папки. Выберите папку, в которой сохранить файл, измените имя файла. Нажмите на Сохранить
    PrimoPDF - выбор папки, в которую сохранять PDF файл

Итоги, выводы

То, что описано в статье, с лёгкостью можно применить и к другим типам электронных документов. Например, вы можете перевести в PDF и текстовые документы, и электронные таблицы, и изображения. Такие PDF-файлы будут открываться у всех, кому вы их отправите, и на любых устройствах, на которые вы их скопируете.

Используйте формат PDF там, где нужно обеспечить долгосрочное хранение информации. В результате, даже через большой промежуток времени вы сможете посмотреть свой документ.

Кроме того, использование формата PDF показывает уровень компьютерной грамотности автора и его заботу о читателях.

Вам также может понравиться

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *