Очень часто в школьных родительских чатах появляются сообщения: «Не могу открыть файл!», «Пожалуйста, пришлите скрин заданий из файла!», «Что находится в файле, который прислал учитель: не можем его открыть!», «У кого получилось открыть презентацию?», «Не открывается файл ворд», «Компьютер пишет, что неправильный формат…» и т. п. (Рисунок 1)

Рисунок 1. Скриншот родительского чата

Да что там в школьных… У студентов вузов возникают точно такие же проблемы.
Итог — не выполненное вовремя задание, не изученная информация.

Почему у кого-то документ открывается, а у кого-то нет?

Приложений для создания электронных документов (текстовых файлов, презентаций, электронных таблиц и пр.) существует немало. Вот наиболее популярные:

  • Microsoft Office;
  • OpenOffice.org;
  • LibreOffice (ответвление от OpenOffice.org) и др.

Кроме того, существуют облачные сервисы для создания и редактирования документов прямо в веб-браузере:

Каждому создаваемому документу соответствует один из возможных файловых форматов. Формат файла (или тип файла) определяет принципы хранения содержащейся в нём информации.

Форматы постоянно развиваются. Разрабатываются новые, более эффективные. И чем новее программа для работы с документами, тем с большим числом форматов она умеет работать.

Так, могут возникать проблемы:

Проблема № 1. Файл не открывается совсем. В данной ситуации либо не установлено приложение, умеющее работать с данным типом файла, либо приложение есть, но устаревшей версии. Например, файл был создан в MS Office 2010, формат DOCX, а пользователь пытается его открыть в MS Office 2003, в котором поддержки данного типа ещё не было.

Проблема № 2. Файл открывается, но выглядит по-другому, не так, как задумал его автор. Т.е. программа для открытия данного типа документа установлена, но обрабатывает она его неправильно. Например, автор создал документ в программе MS Office, а пользователь открывает его в LibreOffice.

Существует ли такой формат для электронных документов, который бы корректно открывался у большинства пользователей?

Экспорт в формат PDF — и нет проблем!

PDF (Portable Document Format) — кроссплатформенный открытый формат электронных документов, ставший международным стандартом. Кроссплатформенность (межплатформенность) — независимость от аппаратной платформы, операционной системы (Windows, Android, iOS и др.).

Преимущества документов в формате PDF:

  • Неизменяемость формата PDF позволяет осуществлять архивное и долгосрочное хранение электронных документов.
  • Существует большое число бесплатных приложений для работы с PDF-файлами. Некоторые устройства, например, электронные книги, умеют читать файлы PDF по умолчанию.
  • Корректно и одинаково отображаются на устройствах разного типа (кроссплатформенность).
  • Большинство современных приложений умеют экспортировать электронные документы в формат PDF.

Формат PDF используется практически повсеместно. Это и электронные книги, и официальные документы, руководства и т. д.

Файл формата PDF можно создать из любого типа электронного документа (Рисунок 2). Если программа для работы с документом не поддерживает экспорт файлов в формат PDF, то можно воспользоваться «виртуальным» принтером (например, бесплатная PrimoPDF). Это приложение, которое «печатает» документ в PDF-файл.

Практически все электронные документы (текстовые документы, презентации, электронные таблицы и пр.) можно перевести в формат PDF.
Рисунок 2. PDF-файл из файлов других типов

Чтобы создать PDF-файл необходимо выполнить 2 простых шага:

  1. Создайте документ. Для этого используйте любое приложение, с которым вы обычно работаете (см. Рисунок 2).
  2. Экспортируйте документ в формат PDF с использованием встроенных возможностей приложения или виртуального принтера.

При необходимости внести правки в документ, цикл повторяется.

Таким образом, пользователям, которым необходимо получить данный документ, следует отправить не исходный файл (DOC, DOCX, ODT, PPT и т.д.), а его PDF-вариант.

О том, как экспортировать файл в PDF в программе LibreOffice, читайте в нашей следующей статье.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *